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DSGVO Art 30: KI-basierte Automatisierungen für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) trat im Mai 2018 in Kraft. Sie gilt für jede Organisation, die personenbezogene Daten von Personen in der Europäischen Union (EU) verarbeitet, unabhängig davon, wo sich die Organisation befindet.
Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Unternehmen dazu, detaillierte VVTs zu führen. Diese Anforderung, die oft als Register oder Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bezeichnet wird, ist ein Eckpfeiler der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Aber wer genau braucht ein VVT? Und welche Informationen sollte es enthalten? Lassen Sie uns eintauchen.
Wer braucht ein VVT?
Während die Datenschutz-Grundverordnung im Allgemeinen von Organisationen mit 250 oder mehr Mitarbeitern verlangt, ein VVT zu pflegen, gibt es Ausnahmen. Auch kleinere Organisationen müssen die Bestimmungen einhalten, wenn sie Daten verarbeiten:
a) Wenn die Verarbeitung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen birgt, muss unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter eine Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt werden. Dies gilt zum Beispiel für die Verwendung von Scoring-Modellen durch Kreditauskunfteien.
b) Wenn besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten), die unter Art. 9 DSGVO
c) Wenn die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nicht nur gelegentlich erfolgt.
In der Praxis sind Unternehmen, die nur gelegentlich personenbezogene Daten verarbeiten, selten anzutreffen. Daher sind Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern fast immer verpflichtet, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, selbst wenn die Verarbeitung kein hohes Risiko darstellt und keine besonders sensiblen Daten betroffen sind.
Welche Informationen sollte ein VVT enthalten?
Gemäß Art 30 DSGVO sollten die VVT Folgendes enthalten:
Durch die Führung eines VVT erfüllt das Unternehmen seine Rechenschaftspflicht in erheblichem Maße. Durch die Bereitstellung eines umfassenden Überblicks über alle Prozesse, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, ermöglicht er Transparenz - sowohl gegenüber den betroffenen Personen als auch gegenüber den Aufsichtsbehörden.
Risiken und Sanktionen im Falle der Nichteinhaltung
Die DSGVO birgt erhebliche Risiken und Sanktionen bei Nichteinhaltung. Dazu gehören:
Kosten für die Compliance: Unternehmen, die die Vorschriften nicht einhalten, müssen möglicherweise mit höheren Kosten rechnen, um ihre Verstöße zu beheben.
Reputationsschaden:
Rechtliche Schritte:
Betriebliche Unterbrechungen: Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu Betriebsstörungen führen, z. B. zu Systemausfällen oder Datenverletzungen.
1. Integration von KI in Unternehmenssysteme
Eine SaaS-Lösung wie die Smart Integrity Platform von DISS-CO mit KI-gestützter Automatisierung kann, wenn sie nahtlos in die bestehenden Systeme eines Unternehmens wie Marketing-Tools, CRM und CMS integriert wird, die Effizienz der Einhaltung der DSGVO drastisch verbessern. Diese Integration ermöglicht es der KI, auf Echtzeitdaten aus verschiedenen Quellen zuzugreifen und diese zu analysieren, wodurch ein umfassenderes und genaueres Verständnis der Datenverarbeitungsaktivitäten entsteht.
2. Automatisierte VVT-Generierung
a) Ausfüllen von Vorlagen: KI kann VVT-Vorlagen auf der Grundlage der zugeordneten Datenflüsse mit relevanten Informationen füllen und so den manuellen Aufwand reduzieren.
b) Regelmäßige Aktualisierungen: KI kann Änderungen bei der Datenverarbeitung überwachen und das VVT automatisch aktualisieren, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
3. Verbesserte TOM-Implementierung und Überwachung
a) Risikobasierte TOMs: KI kann Daten aus Marketing-Tools, CRM und CMS analysieren, um spezifische Risiken zu identifizieren und maßgeschneiderte TOMs zu empfehlen.
b) Anpassungsfähige TOMs: Wenn sich die Datenverarbeitungsaktivitäten weiterentwickeln, kann die KI Anpassungen der TOMs vorschlagen, um die fortlaufende Konformität sicherzustellen.
4. Präzisere DSFA
a) Effizienz: Durch die Automatisierung der Datenzuordnung, die Analyse von Verarbeitungsaktivitäten und die Bewertung der Einhaltung von Rechtsvorschriften kann KI den Zeit- und Ressourcenaufwand für Datenschutzrisikobewertungen und Datenschutzfolgenabschätzungen erheblich reduzieren.
b) Durch die Nutzung von Datenmustern kann KI proaktiv Schwachstellen und Bedrohungen erkennen.
5. Reaktion auf Datenschutzverletzungen und Risikominderung
a) KI ermöglicht es Unternehmen, Risiken effektiv zu priorisieren, indem sie deren Wahrscheinlichkeit und potenzielle Auswirkungen bewerten.
b) Durch die Analyse von Daten kann KI Unternehmen dabei helfen, Risiken nach ihrem Schweregrad und ihrer Dringlichkeit einzustufen. Sie kann wertvolle Erkenntnisse für die Entwicklung maßgeschneiderter Strategien zur Risikominderung liefern.
DSGVO Compliance
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