ΠΛΑΙΣΙΑ

GDPR Art. 30: Αυτοματισμοί με βάση την ΤΝ για την καταγραφή των δραστηριοτήτων επεξεργασίας (RoPA)

Δείτε την ΑΙ Πλατφόρμα
GDPR άρθρο 30 Αρχεία των ενεργειών επεξεργασίας RoPA
σχήμα ήρωα 1 | ΕΕ ΓΚΠΔ άρθρο 30
σχήμα ήρωα 2 | ΕΕ ΓΚΠΔ άρθρο 30
ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΓΚΠΔ Άρθρο 30

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) τέθηκε σε ισχύ τον Μάιο του 2018. Εφαρμόζεται σε κάθε οργανισμό που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα φυσικών προσώπων στην Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ), ανεξάρτητα από την έδρα του οργανισμού.

Το άρθρο 30 του ΓΚΠΔ επιβάλλει αυστηρή υποχρέωση στους οργανισμούς να τηρούν λεπτομερή αρχεία των δραστηριοτήτων επεξεργασίας των δεδομένων τους. Η απαίτηση αυτή, που συχνά αναφέρεται ως "αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας" (Record of Processing Activities - RoPA), αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο της συμμόρφωσης με την προστασία των δεδομένων. Αλλά ποιος ακριβώς χρειάζεται ένα RoPA; Και ποιες πληροφορίες πρέπει να περιέχει; Ας βουτήξουμε στο θέμα.

Ποιος χρειάζεται RoPA;

Αν και ο ΓΚΠΔ απαιτεί γενικά από οργανισμούς με 250 ή περισσότερους υπαλλήλους να διατηρούν ένα ΣΔΠ, υπάρχουν εξαιρέσεις. Ακόμη και οι μικρότεροι οργανισμοί πρέπει να συμμορφώνονται εάν επεξεργάζονται:

 

α) Εάν η επεξεργασία ενέχει υψηλό κίνδυνο για τα υποκείμενα των δεδομένων, πρέπει να τηρείται ΕΠΕΑ, ανεξάρτητα από τον αριθμό των εργαζομένων. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για τη χρήση μοντέλων βαθμολόγησης από πιστωτικούς οργανισμούς.

β) Εάν υποβάλλονται σε επεξεργασία ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (π.χ. δεδομένα υγείας), οι οποίες καλύπτονται από το άρθρο 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 9 ΓΚΠΔ ΤΗΣ ΕΕ.

γ) Εάν η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι μόνο περιστασιακή.

Στην πράξη, είναι σπάνιο να βρεθούν οργανισμοί που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα μόνο περιστασιακά. Κατά συνέπεια, οι εταιρείες με λιγότερους από 250 υπαλλήλους υποχρεούνται σχεδόν πάντα να τηρούν αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας, ακόμη και αν η επεξεργασία δεν ενέχει υψηλό κίνδυνο και δεν αφορά ιδιαίτερα ευαίσθητα δεδομένα.

Ποιες πληροφορίες πρέπει να περιέχει ένα RoPA;

Σύμφωνα με το άρθρο 30 του ΓΚΠΔ, τα αρχεία των δραστηριοτήτων επεξεργασίας (RoPA) θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα εξής:

  • α) Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπεύθυνου επεξεργασίας: Ο οργανισμός που είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία.
  • β) Σκοποί επεξεργασίας: Σαφής περιγραφή του λόγου επεξεργασίας των δεδομένων.
  • γ) Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων: Κατάλογος των τύπων ατόμων των οποίων τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία.
  • δ) Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων: Λεπτομερής κατάλογος των τύπων δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία.
  • ε) Αποδέκτες προσωπικών δεδομένων: Κατάλογος των ατόμων ή οργανισμών που λαμβάνουν τα δεδομένα.
  • στ) Περίοδοι διατήρησης δεδομένων: Πόσο καιρό θα αποθηκεύονται τα δεδομένα.
  • ζ) Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα: Μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται για την προστασία των δεδομένων.
  • η) Νομική βάση για την επεξεργασία: Τη νομική αιτιολόγηση της επεξεργασίας των δεδομένων (π.χ. συγκατάθεση, σύμβαση, έννομο συμφέρον).
  • i) Δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων: Πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων (π.χ. πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή).
  • ι) Μεταφορά δεδομένων: Λεπτομέρειες σχετικά με τυχόν διαβιβάσεις δεδομένων σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς.

Διατηρώντας ένα RoPA, ο οργανισμός εκπληρώνει σε σημαντικό βαθμό τις υποχρεώσεις λογοδοσίας του. Παρέχοντας μια ολοκληρωμένη επισκόπηση όλων των διαδικασιών που αφορούν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, επιτρέπει τη διαφάνεια - τόσο προς τα υποκείμενα των δεδομένων όσο και προς τις εποπτικές αρχές.

Κίνδυνοι και κυρώσεις σε περίπτωση μη συμμόρφωσης

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) επιβάλλει σημαντικούς κινδύνους και κυρώσεις για τη μη συμμόρφωση. Αυτές περιλαμβάνουν:

  • Πρόστιμα έως 20 εκατομμύρια ευρώ ή 4% του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών: Το υψηλότερο από τα δύο ποσά θα ισχύει.
  • Παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη κατά τον καθορισμό του προστίμου: η φύση, η σοβαρότητα και η διάρκεια της παράβασης- ο εκ προθέσεως ή εξ αμελείας χαρακτήρας της παράβασης- τυχόν μέτρα που ελήφθησαν για τον μετριασμό των συνεπειών της παράβασης- η συνεργασία του υπευθύνου επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία με την εποπτική αρχή.

Κόστος συμμόρφωσης: Οι μη συμμορφούμενοι οργανισμοί ενδέχεται να αντιμετωπίσουν υψηλότερο κόστος συμμόρφωσης για την αποκατάσταση των παραβιάσεών τους.

Ζημία φήμης:

  • Απώλεια εμπιστοσύνης: Η μη συμμόρφωση μπορεί να βλάψει τη φήμη ενός οργανισμού και να υπονομεύσει την εμπιστοσύνη των πελατών.
  • Αρνητική δημοσιότητα: Η δημόσια αποκάλυψη παραβιάσεων δεδομένων ή άλλων παραβιάσεων μπορεί να οδηγήσει σε αρνητική κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης και βλάβη της φήμης.

Νομικές ενέργειες:

  • Ατομικές αξιώσεις: Τα υποκείμενα των δεδομένων ενδέχεται να έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν αποζημίωση για ζημίες που προκαλούνται από τη μη συμμόρφωση.
  • Αγωγές ομαδικών αγωγών: Πολλά άτομα μπορούν να ενωθούν για να καταθέσουν ομαδική αγωγή κατά ενός μη συμμορφούμενου οργανισμού.

Λειτουργικές διαταραχές: Η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε λειτουργικές διαταραχές, όπως διακοπή λειτουργίας του συστήματος ή παραβίαση δεδομένων.

ΠΏΣ ΜΠΟΡΕΊ ΝΑ ΒΟΗΘΉΣΕΙ Η ΤΕΧΝΗΤΉ ΝΟΗΜΟΣΎΝΗ

1. Ενσωμάτωση της τεχνητής νοημοσύνης στα συστήματα της εταιρείας

Ένα SaaS όπως η πλατφόρμα Smart Integrity Platform της DISS-CO με αυτοματοποίηση με τεχνητή νοημοσύνη, όταν ενσωματώνεται απρόσκοπτα με τα υπάρχοντα συστήματα μιας εταιρείας, όπως τα εργαλεία μάρκετινγκ, το CRM και το CMS, μπορεί να βελτιώσει δραματικά την αποτελεσματικότητα της συμμόρφωσης με τον GDPR. Η ενσωμάτωση αυτή επιτρέπει στην AI να έχει πρόσβαση και να αναλύει δεδομένα σε πραγματικό χρόνο από διάφορες πηγές, παρέχοντας μια πιο ολοκληρωμένη και ακριβή κατανόηση των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων.

DISS CO 22 | EU GDPR άρθρο 30
DISS CO 18 | EU GDPR άρθρο 30
ΒΕΛΤΊΩΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΌΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΕΞΟΙΚΟΝΌΜΗΣΗ ΚΌΣΤΟΥΣ

2. Αυτοματοποιημένη παραγωγή RoPA

α) Συμπλήρωση προτύπου: Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να συμπληρώνει τα πρότυπα RoPA με σχετικές πληροφορίες με βάση τις χαρτογραφημένες ροές δεδομένων, μειώνοντας τη χειρωνακτική προσπάθεια.

β) Τακτικές ενημερώσεις: Η ΤΝ μπορεί να παρακολουθεί τις αλλαγές στις δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων και να ενημερώνει αυτόματα την RoPA για να διασφαλίζει την ακρίβεια.

ΒΕΛΤΊΩΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΜΌΡΦΩΣΗΣ ΜΕ ΑΠΟΔΕΔΕΙΓΜΈΝΕΣ ΜΕΘΌΔΟΥΣ

3. Ενισχυμένη εφαρμογή και παρακολούθηση της TOM

α) ΔΟΜ με βάση τον κίνδυνο: CRM και CMS για να εντοπίσει συγκεκριμένους κινδύνους και να συστήσει προσαρμοσμένα TOM.

β) Προσαρμοστικές ΤΟΜ: Καθώς εξελίσσονται οι δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων, η ΤΝ μπορεί να προτείνει προσαρμογές στις ΤΔΠ για να διασφαλίζεται η συνεχής συμμόρφωση.

DISS CO 19 | EU GDPR άρθρο 30
Λογισμικό Δέουσας Επιμέλειας στην Εφοδιαστική Αλυσίδα
ΔΗΜΙΟΥΡΓΉΣΤΕ ΕΜΠΙΣΤΟΣΎΝΗ ΚΑΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΘΕΊΤΕ

4. Πιο ακριβείς ΕΠΕΑ

α) Αποδοτικότητα: Η ΤΝ μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για τις αξιολογήσεις κινδύνου προστασίας των δεδομένων και τις DPIA.

β) Αξιοποιώντας μοτίβα δεδομένων, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να ανιχνεύει προληπτικά τρωτά σημεία και απειλές.

ΒΕΛΤΊΩΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΜΌΡΦΩΣΗΣ ΜΕ ΑΠΟΔΕΔΕΙΓΜΈΝΕΣ ΜΕΘΌΔΟΥΣ

5. Αντιμετώπιση περιστατικών παραβίασης δεδομένων και μετριασμός κινδύνου

α) Η τεχνητή νοημοσύνη επιτρέπει στους οργανισμούς να ιεραρχούν αποτελεσματικά τους κινδύνους, αξιολογώντας την πιθανότητα και τον πιθανό αντίκτυπό τους.

β) Με την ανάλυση δεδομένων, η ΤΝ μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να κατατάξουν τους κινδύνους με βάση τη σοβαρότητα και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Μπορεί να παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για την ανάπτυξη προσαρμοσμένων στρατηγικών μετριασμού για την αντιμετώπιση των εντοπισμένων κινδύνων.

DISS CO 21 | EU GDPR άρθρο 30
Λογισμικό GDPR από την DISS-CO
ΕΥΚΟΛΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ ΜΕ ΤΗΝ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ SMART INTEGRITY

Συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ

Χρησιμοποιήστε το λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS) που βασίζεται στην τεχνητή νοημοσύνη και την αλυσίδα μπλοκ, για να συμμορφωθείτε με τον GDPR γρήγορα και εύκολα.

Κλείστε Δωρεάν Demo

Η DISS-CO® είναι μια καινοτόμος εταιρεία νομικής τεχνολογίας με μεγάλη έμφαση στη βιωσιμότητα, τον κίνδυνο και τη συμμόρφωση.

Εγγραφείτε για το Newsletter μας

ΓΡΗΓΟΡΟΙ ΣΥΝΔΕΣΜΟΙ

ΓΡΗΓΟΡΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

DISS-CO ® © 2024 Όλα τα δικαιώματα διατηρούνται