QUADRO JURÍDICO

RGPD Art. 30: Automatizações baseadas em IA para o registo de actividades de processamento (RoPA)

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RGPD Art. 30º Registos das actividades de tratamento RoPA
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INTRODUÇÃO DO RGPD Art. 30.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) entrou em vigor em maio de 2018. Aplica-se a qualquer organização que processe dados pessoais de indivíduos na União Europeia (UE), independentemente do local onde a organização está localizada.

O artigo 30º do RGPD impõe uma obrigação rigorosa às organizações de manterem registos detalhados das suas actividades de processamento de dados. Este requisito, muitas vezes referido como "Registo de Actividades de Processamento" (RoPA), é a pedra angular da conformidade com a proteção de dados. Mas quem precisa exatamente de um RoPA? E que informações deve conter? Vamos lá ver.

Quem precisa de uma RoPA?

Embora o RGPD exija geralmente que as organizações com 250 ou mais funcionários mantenham uma RoPA, existem excepções. Mesmo as organizações mais pequenas têm de cumprir se processarem:

 

a) Se o tratamento representar um risco elevado para as pessoas em causa, deve ser mantida uma AIPD, independentemente do número de empregados. Isto aplica-se, por exemplo, à utilização de modelos de pontuação por agências de crédito.

b) Se forem processadas categorias especiais de dados pessoais (por exemplo, dados de saúde), que são abrangidos pelo Art. 9 DO RGPD DA UE.

c) Se o tratamento de dados pessoais não for meramente ocasional.

Na prática, é raro encontrar organizações que tratem dados pessoais apenas ocasionalmente. Por conseguinte, as empresas com menos de 250 trabalhadores são quase sempre obrigadas a manter um registo das actividades de tratamento, mesmo que o tratamento não represente um risco elevado e não estejam envolvidos dados particularmente sensíveis.

Que informações deve conter uma RoPA?

De acordo com o artigo 30.º do RGPD, os registos das actividades de processamento (RoPA) devem incluir o seguinte:

  • a) Nome e dados de contacto do responsável pelo tratamento: A organização responsável pelo processamento.
  • b) Finalidades do tratamento: Uma descrição clara da razão pela qual os dados estão a ser tratados.
  • c) Categorias de titulares de dados: Uma lista dos tipos de pessoas cujos dados estão a ser tratados.
  • d) Categorias de dados pessoais: Uma lista detalhada dos tipos de dados que estão a ser processados.
  • e) Destinatários dos dados pessoais: Uma lista de indivíduos ou organizações que recebem os dados.
  • f) Períodos de conservação dos dados: Durante quanto tempo os dados serão armazenados.
  • g) Medidas técnicas e organizacionais: Medidas de segurança aplicadas para proteger os dados.
  • h) Base jurídica do tratamento: A justificação legal para o tratamento dos dados (por exemplo, consentimento, contrato, interesse legítimo).
  • i) Direitos das pessoas em causa: Informações sobre os direitos dos titulares dos dados (por exemplo, acesso, retificação, apagamento).
  • j) Transferências de dados: Detalhes de quaisquer transferências de dados para países terceiros ou organizações internacionais.

Ao manter uma RoPA, a organização cumpre significativamente as suas obrigações de responsabilidade. Ao fornecer uma visão geral abrangente de todos os processos que envolvem o processamento de dados pessoais, permite a transparência - tanto para os titulares dos dados como para as autoridades de controlo.

Riscos e sanções em caso de incumprimento

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) impõe riscos e sanções significativos em caso de incumprimento. Estes incluem:

  • Coimas até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual global: Aplicar-se-á o mais elevado dos dois montantes.
  • Factores considerados na determinação da coima: A natureza, a gravidade e a duração da infração; o carácter intencional ou negligente da infração; quaisquer medidas tomadas para atenuar as consequências da infração; a cooperação do responsável pelo tratamento ou do subcontratante com a autoridade de controlo.

Custos de conformidade: As organizações não conformes podem enfrentar custos de conformidade mais elevados para retificar as suas violações.

Danos à Reputação:

  • Perda de confiança: O incumprimento pode prejudicar a reputação de uma organização e minar a confiança dos clientes.
  • Publicidade negativa: A divulgação pública de violações de dados ou outras violações pode levar a uma cobertura negativa por parte dos meios de comunicação social e a danos na reputação.

Acções judiciais:

  • Créditos individuais: As pessoas em causa podem ter o direito de pedir uma indemnização por danos causados pelo incumprimento.
  • Acções judiciais colectivas: Vários indivíduos podem juntar-se para apresentar uma ação judicial colectiva contra uma organização não conforme.

Perturbações operacionais: A não-conformidade pode levar a perturbações operacionais, tais como o tempo de inatividade do sistema ou violações de dados.

COMO É QUE A IA PODE AJUDAR

1. Integrar a IA nos sistemas da empresa

Um SaaS como a Smart Integrity Platform da DISS-CO com automação alimentada por IA, quando perfeitamente integrado com os sistemas existentes de uma empresa, como ferramentas de marketing, CRM e CMS, pode melhorar drasticamente a eficiência da conformidade com o GDPR. Essa integração permite que a IA acesse e analise dados em tempo real de várias fontes, fornecendo uma compreensão mais abrangente e precisa das atividades de processamento de dados.

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2. Geração automatizada de RoPA

a) Preenchimento de modelos: A IA pode preencher os modelos RoPA com informações relevantes com base nos fluxos de dados mapeados, reduzindo o esforço manual.

b) Actualizações regulares: A IA pode monitorizar as alterações nas actividades de tratamento de dados e atualizar automaticamente a RoPA para garantir a exatidão.

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3. Melhoria da implementação e monitorização do TOM

a) TOMs baseados no risco: A IA pode analisar dados de ferramentas de marketing, CRM e CMS para identificar riscos específicos e recomendar TOMs adaptados.

b) TOMs adaptativos: À medida que as actividades de tratamento de dados evoluem, a IA pode sugerir ajustamentos aos TOM para garantir a conformidade contínua.

DISS CO 19 | EU GDPR Art 30
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4. AIPD mais exactas

a) Eficiência: Ao automatizar a cartografia dos dados, analisar as actividades de tratamento e avaliar a conformidade legal, a IA pode reduzir significativamente o tempo e os recursos necessários para as avaliações dos riscos para a privacidade dos dados e as DPIA.

b) Tirando partido dos padrões de dados, a IA pode detetar proactivamente vulnerabilidades e ameaças.

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5. Resposta a incidentes de violação de dados e atenuação dos riscos

a) A IA permite às organizações dar prioridade aos riscos de forma eficaz, avaliando a sua probabilidade e impacto potencial.

b) Ao analisar os dados, a IA pode ajudar as organizações a classificar os riscos com base na sua gravidade e urgência. Pode fornecer informações valiosas para o desenvolvimento de estratégias de atenuação adaptadas para fazer face aos riscos identificados.

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