RAMVERK

GDPR art. 30: AI-baserade automatiseringar för registrering av behandlingsaktiviteter (RoPA)

INTRODUKTION AV GDPR Art 30

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) trädde i kraft i maj 2018. Den gäller för alla organisationer som behandlar personuppgifter för personer i Europeiska unionen (EU), oavsett var organisationen är belägen.

I artikel 30 i GDPR åläggs organisationer en strikt skyldighet att föra detaljerade register över sina databehandlingsaktiviteter. Detta krav, som ofta kallas "register över behandlingsaktiviteter" (RoPA), är en hörnsten i efterlevnaden av dataskyddsförordningen. Men vem är det egentligen som behöver en RoPA? Och vilken information ska den innehålla? Låt oss dyka ner i det.

Vem behöver en RoPA?

Även om GDPR i allmänhet kräver att organisationer med 250 eller fler anställda upprätthåller en RoPA, finns det undantag. Även mindre organisationer måste följa reglerna om de behandlar personuppgifter:

a) Om behandlingen innebär en hög risk för de registrerade måste en konsekvensbedömning göras oavsett antalet anställda. Detta gäller t.ex. kreditupplysningsföretagens användning av scoringmodeller.

b) Om särskilda kategorier av personuppgifter behandlas (t.ex. hälsouppgifter), vilket omfattas av art. 9 EU GDPR.

c) Om behandlingen av personuppgifterna inte bara är tillfällig.

I praktiken är det sällsynt med organisationer som endast behandlar personuppgifter vid enstaka tillfällen. Företag med färre än 250 anställda är därför nästan alltid skyldiga att föra ett register över behandlingsaktiviteter, även om behandlingen inte utgör en hög risk och inga särskilt känsliga uppgifter är inblandade.

Vilken information bör en RoPA innehålla?

Enligt GDPR artikel 30 ska registren över bearbetningsaktiviteter (RoPA) innehålla följande:

a) Den personuppgiftsansvariges namn och kontaktuppgifter: Den organisation som ansvarar för behandlingen.
b) Ändamålen med behandlingen: En tydlig beskrivning av varför uppgifterna behandlas.
c) Kategorier av registrerade: En förteckning över de typer av personer vars uppgifter behandlas.
d) Kategorier av personuppgifter: En detaljerad lista över de typer av data som behandlas.
e) Mottagare av personuppgifter: En lista över personer eller organisationer som tar emot uppgifterna.
f) Lagringsperioder för uppgifter: Hur länge uppgifterna kommer att lagras.
g) Tekniska och organisatoriska åtgärder: Säkerhetsåtgärder som vidtagits för att skydda uppgifterna.
h) Rättslig grund för behandlingen: Den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifterna (t.ex. samtycke, avtal, berättigat intresse).
i) Den registrerades rättigheter: Information om de registrerades rättigheter (t.ex. tillgång, rättelse, radering).
j) Dataöverföringar: Uppgifter om eventuella överföringar av uppgifter till tredje land eller internationella organisationer.

Genom att upprätthålla en RoPA uppfyller organisationen sina ansvarsskyldigheter på ett betydande sätt. Genom att tillhandahålla en omfattande översikt över alla processer som omfattar behandling av personuppgifter möjliggörs transparens - både gentemot registrerade och tillsynsmyndigheter.

Risker och påföljder vid bristande efterlevnad

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) medför betydande risker och påföljder vid bristande efterlevnad. Dessa inkluderar:

Böter upp till 20 miljoner euro eller 4% av den globala årsomsättningen: Det högre av de två beloppen ska tillämpas.
Faktorer som beaktas vid fastställandet av böterna: Överträdelsens art, svårighetsgrad och varaktighet, om överträdelsen skett uppsåtligen eller av oaktsamhet, eventuella åtgärder som vidtagits för att mildra konsekvenserna av överträdelsen, den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets samarbete med tillsynsmyndigheten.

Kostnader för efterlevnad: Organisationer som inte följer reglerna kan få högre kostnader för att rätta till sina överträdelser.

Skada på anseende:

Förlorat förtroende: Bristande efterlevnad kan skada en organisations rykte och urholka kundernas förtroende.
Negativ publicitet: Offentliggörande av dataintrång eller andra överträdelser kan leda till negativ mediebevakning och skada på anseendet.

Rättsliga åtgärder:

Enskilda fordringar: Registrerade personer kan ha rätt att begära ersättning för skador som orsakats av bristande efterlevnad.
Stämningar på grund av grupptalan: Flera personer kan gå samman för att lämna in en grupptalan mot en organisation som inte uppfyller kraven.

Driftsstörningar: Bristande efterlevnad kan leda till driftstörningar, t.ex. systemavbrott eller dataintrång.

HUR AI KAN HJÄLPA TILL

1. Integrering av AI med företagets system

En SaaS som DISS-CO:s Smart Integrity Platform med AI-driven automatisering kan, när den integreras sömlöst med ett företags befintliga system som marknadsföringsverktyg, CRM och CMS, dramatiskt förbättra effektiviteten i efterlevnaden av GDPR. Denna integration gör det möjligt för AI att komma åt och analysera realtidsdata från olika källor, vilket ger en mer omfattande och korrekt förståelse av databehandlingsaktiviteter.

FÖRBÄTTRA EFFEKTIVITETEN OCH SPARA KOSTNADER

2. Automatiserad generering av RoPA

a) Fylla i mallar: AI kan fylla i RoPA-mallar med relevant information baserat på de kartlagda dataflödena, vilket minskar det manuella arbetet.

b) Regelbundna uppdateringar: AI kan övervaka förändringar i databehandlingsaktiviteter och automatiskt uppdatera RoPA för att säkerställa korrekthet.

FÖRBÄTTRA EFTERLEVNADEN MED BEPRÖVADE METODER

3. Förbättrad implementering och övervakning av TOM

a) Riskbaserade TOM: AI kan analysera data från marknadsföringsverktyg, CRM och CMS för att identifiera specifika risker och rekommendera skräddarsydda TOM.

b) Adaptiva TOM: I takt med att databehandlingsaktiviteterna utvecklas kan AI föreslå justeringar av TOM för att säkerställa kontinuerlig efterlevnad.

SKAPA FÖRTROENDE OCH BLI CERTIFIERAD

4. Mer exakta konsekvensbedömningar

a) Effektivitet: Genom att automatisera datakartläggning, analys av behandlingsaktiviteter och bedömning av rättslig efterlevnad kan AI avsevärt minska den tid och de resurser som krävs för riskbedömningar och konsekvensbedömningar avseende dataskydd.

b) Genom att utnyttja datamönster kan AI proaktivt upptäcka sårbarheter och hot.

FÖRBÄTTRA EFTERLEVNADEN MED BEPRÖVADE METODER

5. Åtgärder vid dataintrång och riskreducering

a) AI gör det möjligt för organisationer att prioritera risker på ett effektivt sätt genom att utvärdera deras sannolikhet och potentiella påverkan.

b) Genom att analysera data kan AI hjälpa organisationer att rangordna risker utifrån hur allvarliga och brådskande de är. Det kan ge värdefulla insikter för att utveckla skräddarsydda strategier för att hantera identifierade risker.

ENKEL LAGUPPFYLLELSE MED SMART INTEGRITY PLATFORM

Efterlevnad av dataskyddsförordningen

Använd vår AI- och Blockchain-drivna Software as a Service (SaaS) för att följa GDPR snabbt och enkelt.

Boka en gratis demo

Kaka	Varaktighet	Beskrivning
cookielawinfo-checkbox-analytics	11 månader	Denna cookie ställs in av GDPR Cookie Consent plugin. Cookien används för att lagra användarens samtycke till cookies i kategorin "Analytics".
cookielawinfo-checkbox-funktionell	11 månader	Cookien ställs in av GDPR cookie consent för att registrera användarens samtycke till cookies i kategorin "Funktionell".
cookielawinfo-checkbox-nödvändig	11 månader	Denna cookie ställs in av GDPR Cookie Consent plugin. Cookien används för att lagra användarens samtycke till cookies i kategorin "Nödvändiga".
cookielawinfo-checkbox-andra	11 månader	Denna cookie ställs in av GDPR Cookie Consent plugin. Cookien används för att lagra användarens samtycke till cookies i kategorin "Övrigt".
cookielawinfo-checkbox-prestanda	11 månader	Denna cookie sätts av GDPR Cookie Consent plugin. Cookien används för att lagra användarens samtycke till cookies i kategorin "Prestanda".
policy för visad_cookie	11 månader	Cookien sätts av plugin-programmet GDPR Cookie Consent och används för att lagra om användaren har samtyckt till användningen av cookies eller inte. Den lagrar inte några personuppgifter.