Un système Logiciel d'alerte permet à une personne signalant une infraction de le faire de manière anonyme ou confidentielle. Les conditions préalables sont un navigateur et une connexion Internet intacte.
Le soi-disant SaaS (Software as a Service) est basé sur le cloud, ne nécessite aucune installation sur les terminaux de l'entreprise et permet une mise en œuvre simple et rapide. D'autres avantages sont la réduction des frais d'administration informatique, car il n'est pas nécessaire d'exploiter ses propres serveurs et d'installer des mises à jour. Le logiciel garantit à tout moment un accès indépendant des appareils et du lieu. Les centres de calcul certifiés selon la norme ISO 27001 garantissent la sécurité des données grâce à un système professionnel de gestion de la sécurité informatique. L'espace de stockage peut être étendu à tout moment. Si les exigences changent, il est possible de procéder à des adaptations du logiciel.
La grande flexibilité, la sécurité des données et la préservation des ressources informatiques propres rendent le SaaS très attractif pour les entreprises et les administrations.
Le système de signalement basé sur le web de DISS-CO est une solution sûre avec de nombreux modules, intégrations et possibilités de personnalisation au choix. Le logiciel de dénonciation, qui peut également être utilisé comme Logiciel de gestion des plaintes offre des tableaux de bord et une gestion de cas intuitive qui stocke de manière centralisée les données sensibles relatives aux personnes et aux cas, conformément au RGPD et de manière inviolable. Grâce à une communication cryptée, des informations supplémentaires peuvent être obtenues auprès du lanceur d'alerte, qui a le choix entre un signalement anonyme ou confidentiel. L'anonymat du système d'alerte est essentiel et crée la confiance. En supprimant les métadonnées des fichiers joints, le système d'alerte assure l'anonymat technique. La communication interne ainsi que la communication avec les conseillers peuvent également avoir lieu exclusivement sur la plateforme de manière cryptée. Le risque de fuite de données est ainsi réduit. Grâce à un concept d'autorisation individuel, les accès peuvent être réglementés au sein de l'organisation. Si le service interne de signalement est partiellement ou totalement externalisé, le personnel externe a accès aux informations via un concept d'autorisation. Les personnes qui aident à élucider un cas peuvent obtenir facilement et rapidement un accès pour la gestion des tâches, sans avoir à consulter l'ensemble du cas. Ainsi, la personne responsable du cas garde à tout moment une vue d'ensemble des tâches et peut définir des délais et des dépendances. En outre, un tableau Kanban offre une vue d'ensemble du statut des tâches à venir et en cours. Pour la sécurité de la révision, toutes les informations sont saisies et ne peuvent pas être modifiées jusqu'à la suppression définitive de l'ensemble du cas. Le logiciel rappelle en outre les délais légaux.
Le traitement centralisé, sécurisé et inviolable des informations, associé à une communication sécurisée, dans le respect de l'anonymat de la personne qui a donné l'alerte, côté système, permet un traitement efficace des cas.
De nombreuses entreprises continuent de mettre à disposition une adresse électronique générale pour signaler les infractions.
Si la personne qui donne l'alerte souhaite rester anonyme, il n'y a pas d'autre solution que de créer un compte de messagerie anonyme. La création d'un compte e-mail auprès d'un fournisseur de messagerie privé est aujourd'hui très simple et gratuite. Toutefois, cette méthode présente un certain nombre d'inconvénients et de risques.
Les e-mails ne sont généralement pas cryptés, ce qui constitue un risque pour la sécurité de l'entreprise. De plus, les collaborateurs sont pratiquement obligés de transmettre des informations internes à l'entreprise via un fournisseur de messagerie privé. Les informations sensibles peuvent être récupérées pendant ou après la transmission. Les fournisseurs de messagerie américains habituels tels que Google et Yahoo transmettent les données sur des serveurs situés aux États-Unis ou ailleurs, ou à des sous-traitants ou à des sociétés partenaires qui, à leur tour, traitent les informations et les transmettent à leurs sous-traitants et partenaires. Pour les utilisateurs/trices, l'écheveau du traitement des données n'est pas transparent. Si, par exemple, les autorités américaines interviennent dans le cadre d'une enquête externe, les fournisseurs d'accès sont tenus de coopérer et doivent transmettre les informations et les e-mails aux autorités. Les personnes concernées ne sont pas informées de cette transmission. Dans les deux cas, la conséquence est que des informations sensibles internes à l'entreprise sont transmises et traitées de manière incontrôlée.
Les collaborateurs utilisent en outre parfois leurs terminaux privés, selon la structure et les directives informatiques de l'entreprise. Soit parce qu'ils n'ont pas besoin de terminaux tels que les ordinateurs portables et les smartphones pour leur travail, soit parce qu'il existe une politique de "bring your own", soit encore parce que l'utilisation de terminaux privés à des fins professionnelles n'est pas réglementée. Pour la personne concernée, cela comporte un risque élevé. Dans le passé, il y a eu à plusieurs reprises des cas de whistleblowing avec des conséquences pénales pour le lanceur d'alerte ou la lanceuse d'alerte en raison du transfert d'informations de l'entreprise dans le domaine privé. Les données ont été transférées physiquement ou numériquement en vue de leur transmission à des services d'alerte externes ou à la presse de l'environnement de l'entreprise, parfois après que la personne ait subi des représailles suite à une alerte interne. Il importe peu que les données soient transférées physiquement dans un ou plusieurs classeurs ou numériquement sur des supports de stockage externes ou par courrier électronique. C'est le transfert en lui-même qui est pertinent. Le volume des données transférées est également important.
Les transmissions de données via les terminaux de l'entreprise et depuis le réseau de l'entreprise peuvent être retracées par différentes méthodes. L'identité du lanceur d'alerte anonyme peut ainsi être découverte. Il est plus sûr d'utiliser le logiciel de dénonciation basé sur le web Smart Intergity Platfom de DISS-CO et d'appliquer les directives correspondantes, qui interdisent entre autres le suivi de l'utilisation de l'URL spécifique par le service informatique.
Si la déclaration est encore accompagnée de fichiers joints, les métadonnées permettent d'identifier l'identité du lanceur d'alerte. Les métadonnées sont jointes à chaque fichier et fournissent entre autres des informations sur l'auteur, les utilisateurs et l'historique du fichier. Si le lanceur d'alerte est suffisamment averti pour supprimer lui-même les métadonnées, les informations ne peuvent pas être retracées. L'expérience nous a appris que seul un faible pourcentage des personnes qui signalent habituellement des informations disposent des connaissances techniques ou sont disposées à s'informer en détail. C'est pourquoi le logiciel de signalement de DISS-CO supprime automatiquement les métadonnées des signalements anonymes.
En outre, pour des raisons de sécurité, certaines entreprises utilisent des outils appelés Data Loss Prevention (DLP), qui peuvent enregistrer et surveiller toutes les actions. Les outils DLP peuvent être utilisés à titre préventif pour empêcher le vol de données, mais ils conviennent également très bien à la surveillance des collaborateurs et peuvent compromettre l'anonymat du lanceur d'alerte. Les lanceurs d'alerte seraient bien avisés de s'informer au préalable sur l'utilisation des outils DLP s'ils souhaitent utiliser le système d'alerte pour un signalement anonyme.
L'utilisation d'une adresse e-mail comme canal interne de dénonciation présente de nombreux risques pour l'entreprise et la lanceur d'alerte. Les informations sensibles internes à l'entreprise sont traitées et transmises de manière incontrôlée à l'extérieur, peuvent être utilisées de manière abusive et causer des dommages financiers et de réputation. Les conséquences négatives possibles pour le lanceur d'alerte diminuent la confiance dans le système d'alerte, ce qui conduit à une utilisation moindre du système d'alerte. Cela conduit à son tour à ce que les infractions restent plus longtemps non détectées.
La mise en œuvre d'un système d'alerte sécurisé basé sur le web, tel que la Smart Integrity Platform de DISS-CO, permet aux entreprises et aux autorités d'offrir une sécurité aux dénonciateurs et de détecter les risques à un stade précoce.
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